Les formalités en amont du recrutement
Avant de procéder au recrutement du salarié, vous devez vérifier certains éléments pour ne pas enfreindre les interdictions d'emploi qui sont passibles de poursuites pénales, mais également vérifier que vous respectez bien les obligations d'emploi. Concernant les interdictions d'emploi, il y en a essentiellement deux :
- Il est interdit de recruter une personne en CDD ou en intérim sur le même poste que le salarié licencié pour motif économique avant un délai de 6 mois.
- Il est interdit d'embaucher un mineur de moins de 16 ans lorsqu'il ne s'agit pas de travaux adaptés et réalisés pendant les vacances scolaires.
Pour les quelques structures ayant plus de 20 salariés il faut respecter un quotas de travailleurs handicapés. Ce quota est fixé à 6% de l'effectif des salariés.
Vous devez également vérifier qu'aucun de vos anciens salariés n'a de droit à la réintégration (droit en priorité de retrouver un emploi dans la même structure à l'issus d'un congé maternité, paternité, éducation ou pour la création d'une association) ou de priorité d'embauche (si un emploi proposé correspond aux compétences d'un ancien salarié, il est prioritaire pour être réembauché).
La définition de vos besoins
Vous devez d'abord réfléchir aux missions que vous allez confier à votre futur salarié afin de définir quel profil idéal vous recherchez. Pour cela, il est conseillé de rédiger un profil de poste faisant apparaitre :
- L'intitulé du poste (ex : moniteur d'escalade),
- la mission générale (ex : animer, entrainer ou encadrer la pratique de l'escalade),
- les tâche précises liées à la mission (ex : assurer les créneaux d'initiation, assurer les entrainements pour les compétiteurs, vérifier le matériel, préparer les séances, organiser des stages...),
- la durée, les horaires, le lieu de travail, le contexte général, les contraintes..., cela va vous aider à définir le type de contrat dont vous avez besoin : CDD, CDI...
- l'encadrement hiérarchique du salarié (ex: sous l'autorité du président du club),
- les capacités et les compétences requises pour le poste (ex : DEJEPS Escalade, permis B...),
- les possibilités d'évolution professionnelle.
Vous pouvez utiliser le profil de poste pour rédiger l'offre d'emploi. L'offre d'emploi ne doit en aucun cas faire apparaitre des mentions discriminatoires (ex : sexe, race, âge, situation familiale...) Vous ne devez pas non plus faire apparaitre des informations mensongères (ex : sur le salaire).
L'entretien d'embauche
L'entretien d'embauche a pour objectif de sélectionner le candidat idéal. Il permet également aux candidats de vérifier si le poste correspond bien à ses attentes. Il est donc normal qu'il ait lui aussi des questions à poser. Du côté de l'employeur, certaines questions sont interdites notamment celles qui concernent les opinions religieuses et politiques.
Les formalités administratives à l'embauche
- La Déclaration Unique d'Embauche (DUE)
La DUE est obligatoire avant la prise de poste. Elle permet en une seule déclaration de réaliser 7 formalités d'embauche :
- la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE),
- le cas échéant, la déclaration de première embauche dans un établissement,
- la demande d'immatriculation du salarié au régime de sécurité sociale s'il n'est pas déjà immatriculé,
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage (pour la première embauche),
- la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
- la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire. La visite doit avoir lieu dans les 3 mois suivants la date d'embauche,
- la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
La DUE doit être adressée à l'URSSAF dont dépend l'établissement qui embauche le salarié mais attention certaines formalités de la DUE doivent être transmises dans des délais précis (ex : la DPAE dans les 8 jours qui précèdent l'embauche). Si vous ne disposez pas de tous les documents 8 à 10 jours avant, la transmission peut s'effectuer en plusieurs fois.
- L'inscription du salarié sur le registre du personnel :
Vous devez créer ce registre s'il s'agit de votre premier salarié. Ce registe répertorie les noms, prénoms, nationalités, dates de naissance, sexes, emplois occupés les dates d'entrée et de sortie des salariés dans votre structure.
- L'affiliation auprès des institutions de retraite complémentaires obligatoires :
Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné.
La rédaction du contrat de travail
La Convention Collective Nationale du Sport (CCNS) impose la rédaction d'un contrat de travail quel que soit la nature du contrat (CDI, CDD ou autre). Le contrat de travail doit préciser :
- les informations relatives à l'employeur (raison sociale, adresse...),
- les informations relatives au salarié (nom, prénoms, la nationalité, le numéro national d'identification du salarié, son numéro de sécurité sociale...),
- la nature du contrat,
- s'il est prévu ou non une période d'essai et si c'est le cas, indiquer la durée,
- la dénomination de l'emploi,
- la classification des salaires,
- les missions confiées à votre salarié,
- le lieu de travail,
- la durée du travail et les horaires,
- la rémunération et les avantages en nature,
- le repos hebdomadaire,
- la convention collective applicable,
- la date d'embauche,
- la référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale et le numéro sous lequel ces cotisations sont versées,
- le nom des caisses de retraite complémentaire,
- le nom de l'institution de prévoyance.
Logiquement, le contrat de travail doit être signé avant l'embauche du salarié. Seulement dans les faits, ce n'est souvent pas le cas. La jurisprudence précise que le contrat de travail doit être signé dans un délai raisonnable. Ce délai est fixé à 2 jours à compter de la date d'embauche.