Assemblée générale, conseil d'administration ou comité directeur, bureau... Il n'est pas toujours facile de savoir qui siège dans ces instances ? Quels sont leurs rôles ? Quand elles doivent être convoquées ?
De même, il est fondamental de savoir quels sont les rôles, prérogatives et missions des personnes qui ont été élues pour des fonctions particulières (président, secrétaire, trésorier, vice-président...)
Ce sont vos statuts qui prévoient tous ces éléments et en cas de doute, c'est à vos statuts qu'il faut vous référer. Néanmoins, la quasi totalité des statuts des associations ont le même fonctionnement puisque ce fonctionnement doit garantir la démocratie, la transparence financière et de la gestion de l'association.
Les principales instances
Le bureau
Le bureau est généralement constitué du président, du trésorier et du secrétaire. Les membres du bureau sont en général élus par le comité directeur parmi ses membres.
Son rôle est de prendre toutes les décisions courantes conformément à ce qui a été décidé en comité directeur. Il dirige l'association au quotidien et permet son bon fonctionnement. Il organise les assemblées générales et les réunions du comité directeur.
Le bureau se réunit aussi souvent que nécessaire c'est-à-dire à chaque fois que la gestion de l'association le nécessite.
Le comité directeur (aussi appelé conseil d'administration)
Le comité directeur se compose en général de 6 à 18 membres élus par l'assemblée générale. Ce sont les statuts de l'association qui déterminent le nombre de membres le composant.
Son rôle est d'assurer le pouvoir exécutif de l'association. Il est notamment chargé de définir les principales orientations de l'association. Egalement :
- Il arrête le budget et les comptes annuels de l'association;
- Il autorise le président à agir en justice;
- Il décide de la gestion du patrimoine de l'association et notamment l'emploi des fonds et la gestion du personnel.
Concernant les réunions, les statuts peuvent définir un nombre de réunions annuelles minimum. Le comité directeur peut aussi décider de se saisir lui-même sur demande d'un certain pourcentage (défini par les statuts) de ses membres. Le comité directeur doit être convoqué par écrit avant chacune de ses réunions.
L'assemblée générale
L'assemblée générale réunit tous les membres de votre association. Les statuts définissent les personnes qui possèdent le droit de vote et les conditions pour pouvoir l'exercer.
C'est l'assemblée générale qui a les pouvoirs les plus étendus et elle est souveraine dans ses décisions c'est-à-dire que ni le comité directeur, ni le bureau, ni même le président ne peuvent contredire une décision prise en assemblée générale. Elle est compétente pour :
- Entendre le rapport moral de l'année écoulée, le rapport financier et, le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes ;
- Approuver les comptes de l'exercice écoulé et décider de l'affectation du résultat ;
- Donner son accord sur la gestion de l'association au comité directeur pour l'exercice financier (donner quitus) ;
- Approuver le projet de budget préparé par le comité directeur ;
- Prononcer l'exclusion des membres de l'association ou la révocation du comité directeur en cas de besoin ;
- Décider des actes essentiels concernant le patrimoine de l'association (ex : achat ou vente d'immeuble, souscription d'un emprun) ;
- Modifier les statuts de l'association ;
- Prononcer la dissolution ou la fusion de l'association, ou encore sa transformation en une structure d'une autre forme (ex : transformation en une société).
Il existe 2 types d'assemblées générales à savoir l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et l'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), même si vos statuts ne nomment pas forcément ces 2 types d'assemblées. En règle générale, chacune répond à des règles différentes, notamment de majorité et de quorum. L'AGO se réunit tous les ans alors que l'AGE n'est convoquée que pour les décisisions les plus importantes (ex : modifications statutaires, fusion, dissolution). Il est possible de convoquer une AGE et une AGO le même jour. C'est en général le président ou le comité directeur qui prend la décision de convoquer une assemblée générale mais certains statuts prévioient que sur demande d'un certain pourcentage de ses membres, l'assemblée générale doit être convoquée.
Les principales fonctions
Le président
Le président de l'association est un membre du comité directeur qui a été choisi par ce comité directeur. Ce choix doit être approuvé par un vote en assemblée générale.
Son rôle est essentiellement de représenter l'association. Il est en effet son représentant légal. Plus globalement, le président est chargé de :
- Représenter l'association auprès des administrations, des partenaires et du public ;
- Représenter l'action en justice ;
- Diriger l'association en signant des contrats ;
- Convoquer et présider les réunions du bureau et du comité directeur ;
- Signer les contrats au nom et pour le compte de l'association.
Le trésorier
Le trésorier est le responsable financier de l'association. Il dispose seul ou avec le président, de la signature sur les comptes bancaire de l'association. Le trésorier est en charge de :
- La gestion des recettes de l'association ;
- Du paiement des dépenses ;
- La gestion des comptes ;
- La tenue de la comptabilité ;
- La rédaction de la partie financière du rapport moral et financier qui sont présentés à l'assemblée générale.
Le secrétaire
Le secrétaire est essentiellement chargé de :
- La tenue des différents registres de l'association ;
- La rédaction des procès-verbaux ;
- Effectue le suivi administratif de l'association ;
- L'envoi des convocations aux réunions ;
- La rédaction des courriers et mails de l'association ;
- La constitution des demandes d'autorisation, de subventions, d'agréments...