En cas de report impossible ou si vous souhaitez absolument tenir rapidement votre assemblée générale, vous pouvez organiser votre AG de manière dématérialisée (notamment par visioconférence), même lorsque cette possibilité n'est pas prévue dans vos statuts ou même si les statuts l'interdisent. En revanche, les associations ne peuvent pas faire d'assemblée générale par une simple consultation écrite.
Comment mettre en place une AG dématérialisée ?
Les règles qui s'appliquent d'ordinaire au déroulement de l'assemblée générale en présentiel vont également s'appliquer aux assemblées générales dématérialisées.
La décision de la dématérialisation de l'AG doit être prise par l'organe qui, dans les statuts de l'association, est compétent pour convoquer l'AG (conseil d'administration, bureau, président...)
Vous devez, comme pour les autres assemblées générales, convoquer tous les membres de l'AG. A noter qu'en raison de la dématérialisation de l'assemblée générale, la convocation peut être envoyée par mail. Vous devez donc récupérer une adresse mail valide de chaque membre pour leur faire parvenir cette convocation.
En plus des éléments habituels devant se trouver dans la convocation (date et heure, ordre du jour, projet des résolutions soumises au vote et documents nécessaires), vous devez également préciser les conditions dans lesquelles le vote pourra s'exercer. Il est important de noter que si vos statuts prévoient que le vote doit se dérouler à bulletin secret (notamment pour les votes portant sur des personnes), vous devez respecter cette règle même dans le cadre d'une AG dématérialisée.
Comment organiser le vote électronique lors de l'assemblée générale ?
Comme précisé plus haut, les règles statutaires de l'association doivent être respectées même pour les AG dématérialisées. Vous devez donc respecter vos règles de quorum et de majorité pour que les délibérations soient valables.
Le quorum correspond au seuil de présence qui doit être atteint pour que votre assemblée générale puisse valablement délibérer. Dans le contexte actuel lié à l'épidémie de Covid-19, lorsque le vote par correspondance n'est pas prévu au sein des statuts, on estime que sont présents à l'AG tous les membres qui y participent par le biais de la solution dématérialisée mise en place. Pour être pris en considération, il est nécessaire que chacun des adhérents de l'association puisse être identifié et puisse effectivement prendre part au débat. Autrement dit, "on doit pouvoir entendre la voix de tous les participants et il doit y avoir une retransmission continue et simultanée des débats". En pratique, cela signifie qu'il n'est pas possible d'organiser l'assemblée générale sous la forme d'échange de mails.
Les conditions dans lesquelles les membres pourront exercer leur droit de vote doit être fixé à l'avance :
- Dans une association comprenant peu de membres, le vote par visioconférence par prise de parole ou en utilisant le dispositif de conversation ou "Tchat" en demandant pour chaque résolution "qui est contre ? qui s'abstient ?" s'avère efficace.
- Pour les clubs avec un grand nombre d'adhérents, vous pouvez étudier une solution de vote à distance.
Des exemples de logiciels ou entreprises permettant d'organiser des assemblées électroniques ou des votes électroniques testés et approuvés par les fédérations sont disponibles sur le document rédigé par le CNOSF (voir dans la rubrique "En savoir plus"").
Une fois que l'AG dématérialisée s'est tenue, il est nécessaire, comme pour les AG en présentiel, de rédiger un procès-verbal reprenant les échanges et résolutions qui ont été adoptés.